Monitoring należności

Wstęp

Wprowadza możliwość automatycznego monitorowania należności.

Umożliwa wysyłkę wiadomości e-mail z komunikatami w sprawie płatności przypomnienie, ponaglenie lub wezwanie.

Instalacja funkcjonalności

Instalacja aplikacji HPP przebiega etapowo.

Etap I - Instalacja HPP

Etap II - Wgranie licencji i raportów

[1] Wgranie pliku z licencją (Instrukcja)

[2] Wgranie otrzymanych raportów do Symfonia Handel (Instrukcja)

Konfiguracja

Konfiguracja jest dostępna po uruchomieniu funkcjonalności z kartoteki Płatności. Wybieramy Wydruki -> Wydruk dokumentu (klasyczny) -> Monitor należności NET (BLOT).

(Konfiguracja)

 

Powinno pokazać się okno 'Monitoring należności'

Zakładka 'Administracja' - dostępna jest tylko dla użytkownika Admin. Pozostałe zakładki 'Należności', 'Monity' i 'Dziennik' są widoczne dla każdego użytkownika.
Zakładka 'Monity' to ustawienia dla każdego użytkownika.

 

(Monitoring)

Zakładka 'Administracja'

Mamy tutaj sekcje:

[1] Ustawienia konta e-mail(SMTP)

[2] Pozostałe ustawienia

[3] Konfiguracja zestawień dokumentów - dodatkowa opcja (osobna licencja)

 

(Konfiguracja administracja)

Ustawienia konta e-mail (SMTP)

Wpisujemy tutaj konfigurację konta pocztowego, z którego mają być wysyłane wiadomości e-mail.


(Konfiguracja administracja)


[1] Email nadawcy; Serwer; Port; Użytkownik i Hasło

W tych polach wpisujemy konfigurację z ustawień konta pocztowego.

[2] Pole wysylaj_kopie zaznaczamy, jeśli chcemy otrzymać kopie wysyłanych wiadomości na podany adres nadawcy.

 

[3] Pole przycisk_serwer_wymaga_uwierzytelnienia zaznaczamy, gdy serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelnienia.

 

[4] Przycisk testuj służy do weryfikacji, czy wpisane dane konta nadawcy zostały wprowadzone prawidłowo.

(Konfiguracja)

(Konfiguracja)

W polu należy podać adres email, na który zostanie przesłana wiadomość testowa (adres może być inny niż adres nadawcy).

(Konfiguracja)

 

Na wskazany adres email powinna przyjść wiadomość.


testuj

Pozostałe ustawienia

pozostale_ustawienia

 

[1] Dodatkowy e-mail

Należy wskazać z rozwijanej listy pole dodatkowe/wymiar w kartotece kontrahentów, które będziemy wykorzystywać do wprowadzenia dodatkowego adresu email.
Jak dodawać nowe wymiary znajdziesz instrukcję TUTAJ


[2] W tym miejscu możemy wybrać jedną z trzech opcji:

Na końcu zatwierdzamy ustawienia wybierając 'Zapisz'.


[3] Miejsce na wpisanie/ wybranie wymiaru kontrahenta typu tekstowego.
W tym wymiarze należy wpisać jeden lub więcej (jeżeli kilka to po średniku) maili, do których zostanie wysłana kopia podczas wysyłki maila do kontrahenta.
Jeżeli ptaszek "Czy kopie ukryte?" zaznaczony to kopie będą wysłane w trybie "ukryte do wiadomości"

Wymiary kontrahentów można uzupełnić z handlu lub bezpośrednio na oknie monitora, kolumna "Maile do kopii" jest edytowalna.

Zakładka 'Monity'

W zakładce 'Monity' zalogowany użytkownik definiuje dla samego siebie szablony wysyłkowe i treść komunikatów do nich przypisanych.

Definiowanie zaczynamy od dodania nowego 'Szablonu wysyłkowego' na zakładce 'Należności'. Wprowadzoną nazwę zatwierdzamy enterem.

 

(Konfiguracja monity)

 

[1] Lista szablonów wysyłki - szczegóły

[2] Ustawienia szablonu - szczegóły

 

(Konfiguracja monity)

 


⚠
Uwaga
Użytkownik widzi na liście tylko dodane przez siebie schematy wysyłkowe.

Lista szablonów wysyłki

Znajduje się tutaj lista wszystkich szablonów wysyłkowych oraz przypisane do nich komunikaty.

Dodatkowo, szablon, który jest używany w danym momecie, na zakładce 'Należności' jest oznaczony na na liście szablonów wysyłki kolorem pomarańczowym.

 

Lista szablonów


Lista szablonów w zakładce 'Monity' zawiera te same szablony wysyłkowe, które są dodawane z zakładki 'Należności'.

 

Lista szablonów

Ustawienia szablonu

 

Edytowanie monitu

[1] Szablon

Nazwa szablonu, dla którego edytowany jest komunikat.

[2] Symbol komunikatu

Symbol komunikatu jest wyświetlany na liście szablonów wysyłki oraz w zakładce 'Należności' w kolumnie 'Szablon'. Służy do identyfikacji, który komunikat będzie wysłany do kontrahenta przy wybranym schemacie wysyłki.

[3] Tytuł wiadomości e-mail

Treść jaka pojawi się w temacie wysyłanego e-maila.

[4] Ile dni przed terminem wysłać komunikat

Określa ile dni przed lub po upływie terminu wysłać komunikat.

[5] Po ilu dniach powtórzyć

Określa po ilu dniach od wysłania komunikatu powtórzyć go jeśli dokument nadal jest nierozliczony.

[6] Kolor na liście należności

Określa kolor, który będzie nadawany komórce znajdującej się w kolumnie 'Szablon' w zakładce 'Należności'.

[7] Wiadomość e-mail

Treść z tego pola zostanie przeniesiona jako treść wysłanego e-maila. Można używać makr [9].

[8] Dodatkowe ustawienia

[9] Dostępne makra

Po kliknięciu w wybrane makro zostanie ono przeniesione w ostatnio aktywne miejsce w treści wiadomości e-mail. Makra pozwalają na przeniesienie do wiadomości informacji o dokumencie, który został niezapłacony oraz danych z kartoteki kontahenta.

[10] Zapisz

Zapisuje ustawienia dla edytowanego komunikatu.

[11] Wysyłanie monitów należności - funkcjonalność dodatkowa - osobno licencjonowana - opis szczegółowy

 

Edytowanie monitu


Dodawanie nowego monitu do szablonu wysyłki

Aby zdefiniować monit dla szablonu wysyłki należy kliknąć na wiersz z nazwą szablonu z listy szablonów wysyłki powyżej lub na wiersz '' przypisany do tego szablonu. Po kliknięciu na wiersz aktywuje się zielony przycisk z plusem w sekcji 'Ustawienia szablonu'.

 

Lista szablonów


Następnie należy go wcisnąć. Spowoduje to pojawienie się nowego wiersza na liście szablonów.


Edytowanie monitu do szablonu wysyłki

Aby edytować monit należy kliknąć na niego z poziomu listy szablonów wysyłki [1]. Po kliknięciu w niego aktywne staną się przyciski zapisu [2] i usuwania [3] ustawień wybranego monitu w ustawieniach szablonu.

Edytowanie monitu

Zakładka 'Dziennik'

Mamy tutaj widoczne informacje o każdej wysyłce maili do kontrahentów.

Pod PPM ? Prawy Przycisk Myszy jest opcja eksportu dziennika do Excela.

 

Dziennik

Uruchomienie funkcjonalności

Z kartoteki Płatności wybieramy Wydruki -> Monitor należności NET (BLOT).

 

(Konfiguracja)

 

⚠
Uwaga:
Jeśli jest to pierwsze uruchomienie funkcjonalności z Aplikacji HPP to pojawi się okno 'Ustawienia baz danych'. Aby je poprawnie skonfigurować należy podążać za instrukcją

Okno główne

(Instrukcja)

 

[1] Wybór filtrowania

Można wyfiltrować kontrahentów, których chcemy mieć widocznych na oknie głównym

(Instrukcja)

 

[2] Odśwież

Odświeża dane.

[3] Wyślij

Przycisk staje się aktywny wtedy, gdy dla wybranego 'szablonu wysyłkowego' [4] znajduje się chociaż jedna pozycja, która ma nadany adres e-mail i ma przypisany symbol komunikatu (kolumna 'Symbol'). Dla pozycji spełniających te kryteria dodatkowo oznacza się 'kwadracik' w kolumnie 'Wyslij'.

(Instrukcja)


Po naciśnięciu wyślij pokaże się komunikat:

(Instrukcja)

Po zatwierdzeniu poprzedniego komunikatu wiadomości dla oznaczonych w kolumnie 'Wyślij' pozycji zostaną wysłane i pojawi się komunikat:

(Instrukcja)

 

[4] Wybór szablonu wysyłkowego

'Szablon wysyłkowy' jest jednocześnie 'widokiem' zachowującym filtrowania, układ i kolejności kolumn oraz przypisywane są do niego'zasady/reguły' monitowania z 'Zakładki Monity

Aby dodać nowy 'Szablon wysyłkowy' należy najpierw dostosować widoczność kolumn, szerokość kolumn oraz zakresy filtrowania jakie będą przypisane dla nowego szablonu. Następnie należy wpisać nazwę dla nowego szablonu i nacisnąć przycisk z 'plusem'.

W ten sposób został dodany do listy nowy szablon.

Jeśli chcemy edytować ustawienia kolumn lub filtrowania dla szablonu nalezy dokonać zmian, a następnie kliknąć ikonę z 'dyskietką', która zapisze ustawienia.

Jeśli chcemy usunąć szablon należy dla wybranego szablonu użyć przycisku z 'koszem'.

(Instrukcja)


Przykład własnego układu kolumn i filtrowania po znaczniku kontrahenta:

(Instrukcja)

 

[5] Wyszukiwanie tekstu

Wpisana treść jest wyszukiwana na oknie głównym. Znalezione fragmenty tekstu zostają oznaczone i na oknie pozostają tylko pozycje, które zawierają wpisaną treść.

(Instrukcja)

 

[6] Tabela z danymi

Tabela zawiera wszystkie dane związane z dokumentem, kontrahentem i ustawieniami komunikatów e-mail jakie są potrzebne do wysyłania monitów.

[7] Licznik pozycji

Zlicza ilość pozycji/wierszy na oknie głównym.

[8] Suma należności do zapłaty

Zlicza sumę należności do zapłaty z uwzględnieniem filtrowania (zlicza te pozycje, które są aktualnie widoczne w tabeli).

[9] Licznik pozycji oznaczonych znacznikiem w kolumnie 'Wyślij'

Zlicza liczbę dokumentów, które zostaną wysłane po naciśnięciu przycisku 'Wyślij' dla bierzącego 'Szablonu wysyłkowego'.

Automatyczne wysyłanie monitów

Funkcjonalność dodatkowa - jako rozbudowa Monitora należności - wymagana jest odrębna licencja.

Ta rozbudowa umożliwia automatyczną wysyłkę monitów oraz możliwość włączenia generowania i wysłania zestawień faktur w formacie PDF.

Konfiguracja automatycznej wysyłki

Konfiguracja zestawień dokumentów

(Automat)

Wymiar na formaty zestawień
wymiar typu słownikowego, który należy ustawić na wymiarach kontrahentów
służy do wyboru w jakim formacie mają być generowane zestawienia danym kontrahentom

(Automat)

Edytor formatów zestawień
służy edycji istniejących i tworzeniu nowych szablonów zestawień
stworzenie nowego polega na uruchomieniu istniejącego szablonu, dokonaniu odpowiednich zmian i zapisaniu go pod nową nazwą (zapisanie pod tą samą nazwą spowoduje edycję istniejącego szablonu)

Konfiguracja monitów należności

Zakładka monity, tryb wysyłania monitów należności. Dostępne sa opcje:

Konfiguracja automatycznej wysyłki - harmonogram zadań

Ustawienie zadania w harmonogramie zadań serwera na uruchomienie 'automatu', dzięki czemu zestawienia będą wysyłane cyklicznie co określony okres czasu.
Akcja:
- Program/skrypt:
- C:\hpp\hpp.exe - Argumenty:
- "<HMF/H50>|<skrót firmy>" FIN_MONALAUTOMAT
W zależności od rodzaju programu wpisujemy HMF lub H50
Trzeba wpisać skrót firmy do argumentu - Rozpocznij w: C:\hpp

Wyzwalacz:
Na przykład co miesięcznie, ostatniego dnia każdego miesiąca

Uruchomienie ręczne - podgląd

Funkcjonalność działa automatycznie - warunkiem jest poprawna konfiguracja i odpowiednie ustawienia.

Opcje:

Spod PPM na liście należności "Podgląd zestawienia monitora należności".
Opcja ta służy wygenerowaniu podglądu wybranego szablonu zestawienia w celu weryfikacji, czy szablon został poprawnie zapisany przed właściwą wysyłką do kontrahentów